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Custódia e gestão de arquivos correntes

  • Esta divisão de arquivos tem por objectivo recolher, organizar, manter e gerir a documentação com grande dinâmica de consulta.

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Informação detalhada sobre Custódia e gestão de arquivos correntes

A Divisão de Arquivos Correntes tem por objectivo recolher, organizar, manter e gerir a documentação com grande dinâmica de consulta, para disponibilização imediata aos respectivos proprietários. Este Serviço é aplicável a qualquer área de negócio que tenha uma função Arquivo.As tarefas base, tais como, recepcionar, conferir, separar, ordenar e intercalar são essenciais para a execução de um bom trabalho independentemente da área em que o Cliente opera, e um arquivo bem organizado é essencial para um funcionamento eficiente e eficaz de qualquer organização.

A Gestão de Arquivos Correntes é aplicável a regime de "outsourcing", onde o arquivo é transferido, mantido e gerido nas instalações da EAD, ou ainda a regime de "insourcing", colocando a EAD colaboradores a operar em "part-time" ou em "full-time" nas instalações do Cliente para garantir a respectiva Gestão.

Para a Gestão de Arquivos Correntes, a EAD está estruturada por Cliente, ou seja, tem pequenos núcleos de colaboradores que tratam especificamente da documentação de uma determinada entidade, garantindo assim a sua confidencialidade e optimização.

Para os serviços que a EAD presta em "insourcing", existem duas situações distintas. Uma primeira em que os nossos colaboradores estão em permanência na casa do cliente, e uma outra, em que os nossos colaboradores também se deslocam periodicamente às instalações do Cliente, mas desta feita em dias programados.

No que respeita ao recurso em "outsourcing", previamente a EAD realiza a identificação das especificidades de cada Cliente referentes à Gestão do Arquivo e estabelece um protocolo de operação. Após identificados os locais de recolha de Arquivo e validadas as condições dos locais onde o Arquivo se mantém, a EAD procede à recolha da documentação e coloca-a ao cuidado dos colaboradores afectos ao Cliente para conferir, separar, ordenar e intercalar a documentação. A documentação fica então disponível para consulta. Quando o valor informativo da documentação perde importância e a probabilidade da consulta diminui em definitivo, o Arquivo pode então migrar para a divisão de Custódia e Gestão de Arquivos Intermédio, e finalmente ser destruída.

Os principais motivos de interesse para uma opção sobre o recurso ao "outsourcing" em Custódia e Gestão de Arquivo Corrente, residem:

  • Na possibilidade de se desafectarem áreas exclusivas para a gestão da documentação;
  • Numa melhor rentabilização dos recursos humanos, que se encontram afectos parcial ou totalmente à função Arquivo;
  • Na diminuição da responsabilidade interna sobre o estado de organização e de acesso à documentação;
  • Na optimização dos processos internos de trabalho, pela celebração contratual de tempos de resposta para o Arquivo com o Prestador de Serviços;
  • Do recurso a um serviço de atendimento personalizado, através do Contact Center EAD. No usufruto das condições de segurança disponíveis na EAD.
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