15 sintomas de um armazém desorganizado (e como resolvê-los)
Um armazém desorganizado é a principal causa de uma logística improdutiva e ineficiente. A falta de organização em uma instalação logística reduz a eficiência das operações e aumenta o risco de acidentes, tanto para os operadores quanto para a mercadoria e sistemas de armazenagem.
Neste artigo analisamos os 15 principais sintomas de um armazém desorganizado e propomos soluções para evitar que tais fatores limitem a competitividade de sua empresa.
Armazém desorganizado: principais sinais
1) Layout inadequado do armazém. A configuração do armazém pode ser inadequada para a realidade diária da empresa ou não contemplar seu futuro crescimento e a necessidade de se adaptar a possíveis mudanças no planejamento logístico da organização. O layout do armazém deve ser suficientemente flexível para se adaptar às mudanças, por exemplo, destinando mais áreas para a preparação de pedidos ou contemplando uma possível ampliação das docas de carga.
2) Falta de aproveitamento da superfície de armazenamento. O armazém deve estar equipado com um sistema de armazenagem que permita armazenar todos os produtos e aproveitar ao máximo a superfície disponível. Esse sistema também deve adaptar-se às características da mercadoria. Por exemplo, ao gerenciar um grande número de paletes de cada referência, o ideal seria implementar um sistema de armazenamento compacto (como o Pallet Shuttle).
3) Excesso de percursos dos operadores. Em um armazém desorganizado, os movimentos dos operadores não estão coordenados nem otimizados, obrigando-os a mover-se excessivamente para executar qualquer tarefa, tal como armazenar a mercadoria ou completar um pedido. Para resolver tal problema, é recomendável utilizar um software de gerenciamento de armazém WMS, que envia instruções aos operadores sobre como realizar qualquer operação, além de indicar com precisão a localização à qual devem dirigir-se. Esse programa indica a rota mais rápida permitindo que os operadores percorram distâncias mínimas.
4) Desajustes no volume de trabalho dos operadores. Uma distribuição inadequada das tarefas por parte do chefe de armazém pode provocar desequilíbrios no volume de trabalho entre os diferentes operadores gerando pontos de estrangulamento. Para resolver essa ineficiência é necessário contar um planejamento logístico que esteja de acordo com os objetivos estratégicos da empresa. Além disso, módulos do Easy WMS, o WMS da Mecalux, como o Supply Chain Business Intelligence ou o Labor Management System (LMS) são capazes de monitorar a atividade em cada parte do armazém para identificar se existe algum desequilíbrio na instalação.
5) Descontrole nos processos de recebimento e expedição. A existência de um buffer (pulmão) temporário com excesso de estoque ou pontos de estrangulamento na doca de carga são sintomas muito comuns de um armazém desorganizado. Esses erros podem ser corrigidos com um bom planejamento logístico que contemple e regule os fluxos de mercadoria dentro da instalação, a atribuição das docas de carga e descarga e a função exercida pelo espaço livre do armazém.
6) Descoordenação com as linhas de produção. Um armazém situado próximo às linhas de produção geralmente atua como pulmão de produção, armazenando temporariamente as matérias-primas até que elas sejam necessárias para cumprir as ordens de produção. A falta de coordenação poderia causar desequilíbrios no processo de abastecimento da produção, entregando as matérias-primas com atraso e erros. Digitalizar esse processo de abastecimento com o Manufacturing Execution System (MES) ou com o software WMS para Produção é a solução para garantir que a produção opere sem interrupções e sem erros.
7) Falhas na atribuição da rotatividade do produto. A rotatividade de estoques refere-se ao número de vezes que o estoque do armazém precisa ser reposto em um período de tempo específico, normalmente um ano. Em um armazém desorganizado é muito complicado fazer um monitoramento de todas as referências, embora seja algo essencial para poder planejar corretamente o layout. Com um sistema de gerenciamento de armazém é possível definir a rotatividade da mercadoria para avaliar a capacidade de armazenamento necessária, os fluxos de entrada e saída, assim como o planejamento da atividade geral do armazém.
8) Quebras de estoque habituais. Em um armazém desorganizado é muito complicado saber quais são os artigos disponíveis e quais estão fora de estoque. Consequentemente, isso pode dar origem a uma quebra de estoque, ou seja, falta de estoque para atender os pedidos vigentes, o que provoca atrasos na entrega dos pedidos. Uma forma de resolver esse problema é ter um estoque de segurança, ou seja, um estoque extra para enfrentar imprevistos relacionados às mudanças na demanda ou atrasos dos fornecedores.
9) Excesso de estoque. Sem um controle preciso dos produtos, podem ser armazenados mais artigos além dos estritamente necessários para atender os clientes, superando assim a demanda. O excesso de estoque oferece um grande inconveniente: aumenta os custos de armazenamento e a possibilidade de cometer erros. Para que isso não ocorra, é recomendável fazer uma análise preditiva para calcular a quantidade de artigos necessária e melhorar o planejamento da demanda.
10) Perdas de estoque. Em um armazém desorganizado normalmente não existem áreas nem localizações atribuídas aos produtos (ou não se respeitam devido ao caos decorrente da falta de organização). Se a empresa não souber os produtos que possui, alguns deles podem permanecer armazenados durante um período de tempo excessivo tornando-se obsoletos (não podem ser vendidos nem entregues aos clientes). Para evitar perdas de estoque, é recomendável digitalizar o gerenciamento do estoque mediante um software de gerenciamento de armazém. Essa tecnologia permite saber com exatidão os produtos armazenados existentes e organizar a preparação de pedidos de acordo com o estoque disponível.
11) Estoque fantasma. O estoque fantasma se refere aos desajustes entre os estoques existentes na loja ou armazém e o estoque registrado em um programa de controle de estoque. Em um armazém desorganizado, é comum cometer erros no gerenciamento do estoque, tal como organizar a preparação de um pedido sem que o produto esteja fisicamente no armazém. Para evitar tal problema, convém fazer um inventário periódico que permita verificar se o estoque do sistema e do armazém coincidem, ou um inventário permanente com a ajuda de um WMS.
12) Picking ineficiente. A preparação de pedidos é uma das etapas mais custosas para a logística de um armazém. Por isso, é necessário certificar-se de que o método de picking escolhido simplifica as tarefas dos operadores, garantindo o cumprimento eficiente dos pedidos e evitando os erros decorrentes do gerenciamento manual. Implementar um programa de gerenciamento de armazém ou utilizar dispositivos de assistência ao picking, como o pick-to-light ou o picking por voz, podem ser as melhores opções para obter uma preparação de pedidos eficiente.
13) Falhas na preparação de pedidos. Os erros decorrentes do gerenciamento manual do processo de picking aumentam os índices de devolução. Organizar a logística reversa representa uma dor de cabeça para muitas empresas, além de envolver um custo operacional excessivo que pode reduzir sua competitividade. Portanto, é importante limitar os erros na preparação e expedição dos pedidos. Um WMS simplifica as tarefas dos operadores, indicando-lhes passo a passo as operações que devem ser realizadas. Isso é especialmente importante no processo de devolução de pedidos, onde o software automatiza a relocalização do produto na estante ou em outro pedido, minimizando os custos.
14) Descoordenação com agências de transporte e operadores logísticos. O processo de expedição e envio de mercadoria deve ser ágil e eficiente visando cumprir as condições de entrega estabelecidas previamente com o cliente. A falta de coordenação entre o armazém e os diferentes parceiros nesses processos pode arruinar o gerenciamento eficiente do pedido dentro do armazém. Por isso, é indispensável comunicar-se com as agências de distribuição através de um sistema de gerenciamento de armazém que garanta a total visibilidade do estoque durante qualquer fase logística. Para minimizar os erros na entrega de pedidos também existem módulos específicos, como o Software para gestão da expedição logística do Easy WMS, que se coordenam com o programa informático do carrier, automatizando o processo de expedição e gerando automaticamente as etiquetas necessárias para o envio correto do produto.
15) Alta incidência de acidentes. A desorganização dificulta as tarefas dos operadores e aumenta o risco de golpear os diferentes elementos do armazém (outros operadores, a mercadoria ou as estantes). Com uma sinalização adequada do armazém, os operadores podem identificar áreas através de painéis com cores e formas geométricas para evitar possíveis riscos. Também deve ser realizada periodicamente uma Inspeção Técnica de Estantes (ITE) para verificar o bom estado dos sistemas de armazenagem e garantir o funcionamento seguro do armazém.
Armazém desorganizado: ponto crítico no planejamento logístico
Um armazém desorganizado envolve graves problemas estruturais para a logística de uma empresa. O caos organizacional ou o gerenciamento inadequado do estoque e da expedição, por exemplo, impossibilitam a eficiência dos processos, reduzem a margem de lucro e prejudicam a reputação de qualquer empresa. Identificar a tempo os sintomas que levam a esses cenários é fundamental para implementar as soluções necessárias e restabelecer as condições operacionais adequadas.
Se você detectar algum dos sinais indicados neste artigo em seu armazém, uma boa solução seria consultar um fornecedor global de soluções de intralogística como a Mecalux. Entre em contato conosco e um consultor especializado terá prazer em assessorá-lo para lhe oferecer a melhor proposta para a logística de sua empresa.