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Hospital do Espírito Santo de Évora optimiza os consumos clínicos e de farmácia hospitalar

  • 09/03/2009, Lisboa

  • Com a nova solução acabou a utilização de papel e a informação passou a ser “on-line” permitindo que haja uma verdadeira gestão de inventário permanente.
  • Empresa: Burótica, Lda.

 

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O Hospital do Espírito Santo de Évora E.P.E. conta com 500 anos de existência e tem como missão dar resposta às necessidades de cuidados de saúde diferenciados da população que serve.

Em 2007, perante a necessidade de renovação, a administração do Hospital do Espírito Santo de Évora (HESE) decidiu reestruturar os processos e investir num processo de racionalização de procedimentos e nos meios de gestão da logística interna do hospital.

Foi efectuado um estudo da situação existente e apresentada a solução de implementação que envolvia a automatização de processos na gestão dos Armazéns Avançados (AA) e Armazém Central (AC).

“A solução implementada revolucionou totalmente a forma de trabalhar anterior, produzindo poupanças, quer ao nível dos stocks no armazém central, quer ao nível dos stocks dos armazéns avançados nos consumos clínicos e na farmácia hospitalar”, comentou Engº Vitor Fialho, Vogal Executivo do Conselho de Administração do Hospital do Espírito Santo de Évora.

Para o feito foi construído um novo armazém central e foram organizados os armazéns avançados, introduzindo-se um sistema de mobilidade empresarial para realização dos processos operacionais logísticos, identificando os artigos através da leitura óptica dos códigos de barras, recorrendo a computadores móveis (MC-Mobile Computing).

Para fazer face a este desafio, o Hospital optou pela Zetes Burótica devido à sua experiência em implementar este tipo de soluções, como foram os casos do Hospital de Santa Maria e do Hospital Amadora/Sintra, atendendo não só às especificações técnicas mas também ao curto período de tempo existente para arrancar com todo o projecto.

O HESE possui uma infra-estrutura wireless, que cobre o armazém central e os armazéns avançados, permitindo à solução desenhada - HealthLog, o seu funcionamento on-line.

Os 39 terminais MC3090 da Motorola adquiridos para a totalidade do projecto conectam-se directamente ao ERP central de gestão de stocks do Hospital através do Mobile Communicator Gateway, fornecido pela Zetes Burótica. Via wireless, os MC3090 ligam-se directamente à base de dados do ERP, lendo e escrevendo directamente sobre a mesma as transacções dos diversos processos implementados.

Quando a aplicação HealthLog é inicializada, surgem duas opções, ou operar com os consumos clínicos ou operar com a farmácia hospitalar.

Após a selecção ser efectuada, a aplicação que opera nos terminais portáteis está dividida em módulos de trabalho:

Armazém Central:
  • Recepção – O operador pode dar entrada de uma encomenda prevista. Pode também imprimir etiquetas dos artigos recebidos.
  • Picking de Requisição electrónica – Para responder a uma requisição electrónica, dando, ou não, saída dos artigos pedidos. Este módulo divide as requisições em 3 tipos: Urgentes, Tipo e Administrativas.
  • Picking Kanban – Similar ao módulo anterior, mas neste caso as requisições são automáticas, quando um artigo (num qualquer armazém avançado) atinge uma quantidade crítica.
  • Devolução de um armazém avançado para o armazém central – Para devolução dos artigos em excesso dos armazéns avançados para o armazém central.
  • Inventário – Inventariação de artigos no armazém central.
Armazéns Avançados:
  • Consumo – Saída de artigos para consumo (de um armazém avançado para um centro de custo). Só pode dar saída para consumo em centros de custo que tenham permissão.
  • Devolução de um centro de custo para um armazém avançado – Para devoluções de um centro de custo para armazém avançado. Só pode fazer devoluções em centros de custo que tenha permissão.
  • Inventário – Para fazer inventariação de artigos nos armazéns avançados.
“Os MC’s e o software de ligação com o sistema informático existente no HESE, os automatismos do processo de geração e a transmissão on-line da informação são a grande mais-valia da solução. O sucesso da implementação deveu-se também ao envolvimento da empresa Zetes Burótica, fornecedora destes equipamentos e colaboradora no desenvolvimento de alguns aspectos mais técnicos da solução”, justificou Engº Vitor Fialho.

Graças à implementação desta solução, reduziram-se:
  • Os desperdícios devido à simplificação das tarefas acabando com a utilização do papel;
  • Os níveis de stock no armazém central e nos armazéns avançados;
  • Os números de artigos em ruptura de stock;
  • Os custos com pessoal devido à reestruturação e ao facto de ter diminuído o recurso aos enfermeiros afectos às tarefas de logística;
  • Os erros na introdução de dados devido à automatização de procedimentos, que contribuíram para o aumento da eficiência da performance dos serviços logísticos.
“Com a nova solução acabou a utilização de papel e a informação passou a ser “on-line” permitindo que haja uma verdadeira gestão de inventário permanente”, concluiu Engº Vitor Fialho.
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